Jak chronić swoje dane osobowe

2015-01-19

Witaj,

Fakt, że się spotykamy oznacza, że interesują Cię kwestie dotyczące prywatności i chcesz chronić swoje dane osobowe, w tym dane kontaktowe, przed wykorzystywaniem ich przez przedsiębiorców prowadzących działania marketingowe. W niniejszym opracowaniu przedstawimy Ci, jak uregulowane są kwestie dotyczące  przetwarzania i ochrony danych osobowych, jakie prawa przysługują Ci w przypadku przetwarzania Twoich danych osobowych bez Twojej zgody. Pokażemy Ci również, jakie korzyści niesie za sobą Lista Robinsonów oraz jak z niej korzystać.

 

1.    Czym są dane osobowe?

Zagadnienia dotyczące ochrony danych osobowych określa ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych. Znajdziesz tam definicję danych osobowych, zgodnie z którą za dane osobowe uznamy wszelkie informacje, które Cię identyfikują lub umożliwiają Twoją identyfikację, pośrednio lub bezpośrednio, w szczególności poprzez powołanie się na numer, który Cię identyfikuje lub specyficzne czynniki, które określają Twoje cechy fizyczne, fizjologiczne, ekonomiczne kulturowe lub społeczne. Twoimi danymi osobowymi będą w szczególności numer PESEL, imię i nazwisko, data urodzenia, miejsce zamieszkania, dane kontaktowe, informacje o Twoim wykształceniu i zatrudnieniu czy nawet wysokość wynagrodzenia. Twoimi danymi osobowymi będą również Twój numer telefonu, adres e-mail czy nawet numer IP Twojego komputera, jeśli podmiot który będzie posiadać numer IP Twojego komputera będzie posiadał również inne, dodatkowe informacje, które pozwolą mu Cię zidentyfikować.

Pewne informacje o Twoim życiu prywatnym podlegają szczególnej ochronie. Do takich informacji należą dane, które bezpośrednio lub pośrednio ujawniają Twoje pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjna lub związkową, jak również dane o Twoim stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz dane dotyczące skazań, orzeczeń o ukaraniu oraz mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym. Te dane osobowe nazywane są danymi wrażliwymi lub sensytywnymi.

 

2.    Czym jest przetwarzanie danych osobowych?

Przetwarzanie danych osobowych to jakiekolwiek operacje wykonywane z wykorzystaniem Twoich danych osobowych, takie jak ich zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie. Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób tradycyjny (ręcznie z wykorzystaniem dokumentacji papierowej) oraz z wykorzystaniem systemów informatycznych.

 

3.    Kim jest administrator danych osobowych?

Administratorem Twoich danych osobowych jest podmiot, który decyduje o celach, w jakich przetwarzane są Twoje dane osobowe oraz o środkach, które są wykorzystywane w ramach ich przetwarzania. Administratorem danych będzie Twój pracodawca lub księgowa. Będzie nim także przedsiębiorca prowadzący sklep internetowy, z którym zawarłeś określoną umowę i podałeś mu swoje dane osobowe, aby mógł dostarczyć Ci zakupioną książkę czy płytę.

 

4.    Na jakiej podstawie administrator danych osobowych może przetwarzać Twoje dane?

Aby administrator danych osobowych przetwarzał Twoje dane osobowe zgodnie z prawem, niezbędne jest istnienie przewidzianej w ustawie o ochronie danych osobowych przesłanki. Zazwyczaj sam udzielasz zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych, często poprzez zaznaczenie odpowiedniego okienka w formularzu papierowym lub internetowym. Pamiętaj jednak, że Twoja zgoda nie jest wyłączną przesłanką uprawniającą do przetwarzania Twoich danych osobowych. Administrator może wskazywać, że przetwarzanie Twoich danych jest:

a)     niezbędne do zrealizowania jego uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa;

b)     konieczne do zrealizowania umowy, którą zawarłeś lub podjęcia działań przed zawarciem umowy, jeśli będziesz tego oczekiwać

c)     niezbędne do wykonania określonych przez prawo zadań dla dobra publicznego, lub

d)     niezbędne do wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów, realizowanych przez administratora danych lub odbiorców Twoich danych osobowych, a przetwarzanie nie naruszy Twoich praw i wolności.

Bardziej rygorystyczne wymagania przewidziano w odniesieniu do Twoich danych wrażliwych. Jeśli będziesz udzielać zgody na ich przetwarzanie, musi być ona udzielona w formie pisemnej. Inne przesłanki, których istnienie uprawnia administratora danych do przetwarzania Twoich danych osobowych to w szczególności ochrona Twoich interesów w sytuacji, w której nie masz możliwości wyrażenia pisemnej zgody, dochodzenie praw przed sądem, ochrona Twojego zdrowia czy prowadzenie badań naukowych.

 

5.    O czym powinien poinformować Cię administrator danych osobowych?

Pamiętaj, że legitymowanie się przez administratora danych jedną z przesłanek wskazanych powyżej nie jest jego jedynym zobowiązaniem, którego spełnienie legalizuje przetwarzanie Twoich danych osobowych. Administrator danych ma również obowiązek poinformować Cię o adresie swojej siedziby i pełnej nazwie, a w przypadku gdy administratorem danych jest osoba fizyczna – o miejscu swojego zamieszkania oraz imieniu i nazwisku, celu zbierania danych, a w szczególności o znanych mu w czasie udzielania informacji lub przewidywanych odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych, prawie dostępu do treści Twoich danych oraz ich poprawiania, dobrowolności albo obowiązku podania danych, a jeżeli taki obowiązek istnieje, o jego podstawie prawnej. Zdarzają się również sytuacje, w których Twoje dane nie są zbierane bezpośrednio od Ciebie, w takiej sytuacji administrator dodatkowo poinformuje Cię o tym, skąd pozyskał Twoje dane osobowe.

Administrator nie musi podawać Ci wskazanych powyżej informacji, jeśli już je posiadasz lub na podstawie innych przepisów prawa administrator uprawniony jest do ich przetrwania bez ujawniania celu, w jakim są zbierane.

 

6.    Rejestr zbiorów danych osobowych.

Najczęściej Twoje dane osobowe przetwarzane są zbiorze danych, posiadającym określoną strukturę i stworzonym przez administratora w oparciu o określone kryteria. Administrator danych zobowiązany jest prowadzić jawny rejestr takich zbiorów danych lub zgłosić je do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Danych Osobowych. Pamiętaj, w takim rejestrze zbiorów danych nie widnieją dane osobowe poszczególnych osób – administrator określa jedynie kategorię osób, których dane dotyczą.

W przypadku, w którym administrator danych będzie przetwarzał Twoje dane wrażliwe, ma obowiązek zarejestrować zbiór, w tamach którego będą one przetwarzane, w rejestrze prowadzonym przez Generalnego Inspektora Danych Osobowych.

Rejestry prowadzone przez Generalnego Inspektora Danych Osobowych możesz znaleźć korzystając z wyszukiwarki dostępnej na stronie internetowej www. egiodo.giodo.gov.pl. 

Jak już zauważyłeś, mamy często do czynienia z włączeniami określonych obowiązków – w przypadku rejestracji zbiorów danych jest podobnie. Administrator nie ma obowiązku rejestracji w szczególności takich zbiorów danych, w ramach których przetwarzane są dane dotyczące zatrudnienia czy świadczenia usług, świadczenia usług medycznych czy przetwarzanych w celu wystawienia faktury albo rachunku.

 

7.     Jak uprawnienia przysługują Ci, kiedy Twoje dane przetwarzane są bezprawnie?

W przypadku, w którym Twoje dane osobowe przetwarzane są w sposób nieuprawniony, możesz żądać zaprzestania wykorzystywania Twoich danych osobowych przez ten podmiot oraz zwrócić się do Generalnego Inspektora Danych Osobowych z zapytaniem, że podmiot, który przetwarza Twoje dane osobowe działa legalnie. Jeśli przedsiębiorca pomimo złożonego przez Ciebie sprzeciwu będzie nadal wykorzystywał Twoje dane osobowe, możesz złożyć skargę do Generalnego Inspektora Danych Osobowych, który podejmie odpowiednie działania. Dodatkowe informacje w tym zakresie znajdziesz na stronie internetowej www.giodo.gov.pl.

 

8.    Twoje dane osobowe a marketing prowadzony przez przedsiębiorcę.

Poza przetwarzaniem Twoich danych osobowych w konkretnym celu (np. realizacji umowy), dodatkowo przedsiębiorcy często chcą je wykorzystywać aby promować własne towary i usługi. Zazwyczaj w ramach wyrażania zgody na przetwarzanie Twoich danych osobowych proszą  Cię również o wyrażenie zgody na wykorzystywanie Twoich danych osobowych w celach marketingowych. Przedsiębiorcy podejmują działania marketingowe z wykorzystaniem różnych kanałów komunikacji – rozmów telefonicznych, rozsyłania wiadomości SMS/MMS, przesyłania wiadomości e-mail z wykorzystaniem poczty elektronicznej oraz tradycyjnie, poprzez wysyłanie różnych informacji promocyjnych pocztą.

W odniesieniu do informacji handlowych przesyłanych drogą elektroniczna, tj. materiałów, które pośrednio lub bezpośrednio promują towary, usługi i wizerunek przedsiębiorcy, które otrzymujesz w postaci wiadomości e-mail, SMS lub MMS, przedsiębiorca zobowiązany jest uzyskać Twoją odrębną zgodę. Jeśli takiej zgody nie wyraziłeś, przedsiębiorca nie jest uprawniony do przesyłania Ci informacji handlowych drogą elektroniczną.

Pamiętaj - przedsiębiorca nie może uzależniać realizacji Twojego zamówienia lub realizacji jakichkolwiek innych świadczeń na Twoją rzecz od udzielenia przez Ciebie zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych.

 

9.    Lista Robinsonów – jak zostać jej członkiem i jakie korzyści z tego płyną.

Wychodząc naprzeciw osobom takim jak Ty, Polskie Stowarzyszenie Marketingu Bezpośredniego opracowało program, który umożliwia wyrażenie woli nieotrzymywania adresowanych do nich informacji handlowych w formie wiadomości email, przesyłek pocztowych, kontaktów telefonicznych lub wiadomości sms. Rejestrując się w programie zostajesz wpisany na Listę Robinsonów – dla przedsiębiorców i innych organizacji, które przystąpiły do programu jest to sygnał, że nie wyrażasz zgody na otrzymywanie informacji handlowych z wykorzystaniem wskazanych przez Ciebie kanałów komunikacji. Podmioty, które przystąpiły do programu są zobowiązane to uszanować i nie przesyłać do Ciebie informacji handlowych. Listę podmiotów, które przystąpiły do programu, znajdziesz na stronie internetowej www.listarobinsonow.pl.

Do programu możesz przystąpić poprzez serwis internetowy, dostępny pod adresem www.listarobinsonow.pl, serwis SMS, serwis telefoniczny lub pisemnie, poprzez przesłanie formularza. Szczegóły dotyczące rejestracji znajdziesz w Regulaminie Programu Lista Robinsonów, który jest dostępny pod adresem […].

Jeśli będąc już wpisanym na Listę Robinsonów, otrzymasz od podmiotu, który przystąpił do programu, informację handlową, możesz o tym poinformować Stowarzyszenie Marketingu Bezpośredniego – przekażemy taką informację do podmiotu, który przesłał Ci informację handlową. Nie wyłącza to oczywiście Twoich uprawnień, które opisaliśmy w punkcie 7.

(Kancelaria Wierzbowski Eversheds)